TURINYS

 

1.      Programos paskirtis ir galimybės

2.      Programos paruošimas darbui

3.      Pirkėjų registravimas

4.      Prekių, paslaugų registravimas

5.      Naujos sąskaitos sukūrimas

6.      Sąskaitų peržiūra ir redagavimas. Galimos ataskaitos

7.      Kasos orderių peržiūra ir redagavimas. Galimos ataskaitos

 

1. Programos paskirtis ir galimybės

 

Sąskaitų-faktūrų ir kasos orderių programos (toliau vadinsime tiesiog „Programa“)  paskirtis – minimaliomis  pastangomis sukurti prekių (paslaugų) pardavimo sąskaitas-faktūras, prekių gražinimo (kreditines) sąskaitas, kasos pajamų ir išlaidų orderius. Reikalui esant visus sukurtus dokumentus galima redaguoti, šių dokumentų pagrindu kuriamos informacinės ataskaitos, pvz. ataskaita gražintino PVM  mokesčio apskaičiavimui, kasos knygos suvestinė ir kt.

 

2. Programos paruošimas darbui

 

Programos paruošimas darbui susiveda iš sekančių etapų:

2.1. Informacijos apie Jūsų įmonę suvedimas: įmonės kodas PVM mokėtojo kodas it t.t. Pilnas pildomų rekvizitų sąrašas parodytas 2.1 paveiksle. 

2.1 pav. Įmonės-programos vartotojo duomenys

 

Programa generuoja sąskaitų, kasos orderių numerius automatiškai, todėl programoje turi būti informacija apie paskutinius dokumentų numerius iki bus pradėta naudotis šia programa. Informacija apie kasos likutį kuri reikalinga, jei bus pageidaujama kurti kasos knygos ataskaitą.

Taip pat galima sukurtas sąskaitas, pajamų orderius papildyti Jūsų sukurtu logotipu. Plačiau apie šį etapą nebus apsistota, kadangi šiuos duomenis  pagal Jūsų pateiktą informaciją į programą suves programos administratorius, t.y. UAB „Fabijas“ darbuotojas.

2.2 Informacijos apie programos vartotojus registravimas.  Įmonė, sutarusi dėl programos vartojimo verslo tikslams, pateikia informaciją apie darbuotojus, kurie turės teisę naudotis programa. Jiems bus suteikti unikalūs vardai programoje ir  pirminis slaptažodis, kurį darbuotojas privalės pasikeisti tik į jam vienam žinomą.  Programa aktyvuojama  internetine nuoroda http://fabijas/Login.aspx arba paspaudę nuorodą UAB „Fabijas“ puslapyje kaip parodyta 2.2 paveiksle.

 

2.2 pav. Programos aktyvavimo nuoroda

 

Atidaromas puslapis vartotojo registravimui kaip parodyta 2.3 pav.

2.3 pav. Programos vartojo identifikavimas

 

Jeigu vartotojo vardas ir slaptažodis įvesti teisingai, Jums atsidarys langas kaip parodyta 2.4 pav.

 2.4 pav. Programos pagrindinio meniu langas

Atlikus anksčiau nurodytus veiksmus, jau būtų galima kurti naują sąskaitą arba kasos orderį. Visgi siūloma neskubėti ir pradžioje registruoti savo pastovius Jūsų įmonės klientus, kuriems parduodate savo prekes (paslaugas) ir sudaryti dažnai parduodamų prekių(paslaugų) registrą.  Tai aptariama sekančiuose skyriuose.

 

 

3. Informacijos apie pastovius pirkėjus(paslaugų gavėjus) registravimas

3.1 Paspaudę pagrindiniame meniu nuorodą , Jums bus parodytas langas  kaip parodyta 3.1 paveiksle

 

3.1  pav. Pirkėjų registravimo  langas

3.2 Registruoti pirkėją Jūs galėsite paspaudę mygtuką . Atsidarys pirkėjo registravimui lentelė

3.2 pav. Pirkėjo registravimo (redagavimo) lentelė

 

Būtina užpildyti geltona spalva nuspalvintus langelius, ruda spalva nuspalvintuose langeliuose pagalbinė informacija pildoma programos vartotojui pageidaujant. Paspaudus mygtuką  informacija išsaugoma.   Analogiškai registruojami kiti pirkėjai.

3.3. Pirkėjo informacijos redagavimas. Registruotų pirkėjų sąrašas formuojamas  lentelėje kaip parodyta  3.3 paveiksle

3.3 pav. Pirkėjo registravimo (redagavimo) lentelė

 

Lentelės stulpelių pavadinimai pabraukti, kas reiškia, kad juos paspaudus, įrašai bus surūšiuoti . Paspaudus lentelėje ikoną  parodoma lentelė su pasirinkto pirkėjo informacija (3.4 pav.).

3.4 pav. Pasirinkto pirkėjo duomenys

Paspaudus mygtuką  , lentelė pereina į redagavimo režimą (lentelės langeliai tampa gelsvos, rudos spalvos). Atlikite reikalingus pakeitimus, kurie išsaugomi paspaudus  mygtuką .  Mygtuku  galima atsisakyti redagavimų, atliktų iki informacijos išsaugojimo. Paspaudus ikoną   duomenis apie pasirinktą pirkėją galima panaikinti.

4. Prekių, paslaugų registravimas

 

4.1. Prekių (paslaugų) išankstinė registracija palengvins sąskaitų sudarymą ateityje. Registravimas pradedamas paspaudus nuorodą  pagrindiniame programos meniu.   Paspaudus mygtuką  , atidaroma lentelė informacijos įvedimui kaip parodyta 4.1 pav.

4.1 pav. Informacijos apie prekę (paslaugą) įvedimo lentelė

4.2. Po kelėtos prekių (paslaugų) registracijos bus galima  pamatyti atlikto darbo rezultatą panašiai kaip  parodyta 4.2 pav.

4.2 pav. Prekių (paslaugų) registras

4.3. Redagavimas. Prekės (paslaugos) pavadinimo koregavimas atliekamas paspaudus nuorodą  konkrečioje eilutėje.  Koreguojama eilutė pereina į redagavimo režimą :

4.3 pav. Eilutė redagavimo režime

Atlikus redagavimą informacija išsaugoma paspaudus , atsisakyti redagavimo galima paspaudus . Eilutė visiškai naikinama paspaudus .

5. Naujos sąskaitos sukūrimas

5.1 Naujos sąskaitos kūrimas pradedamas aktyvuojant nuorodas  po to  pagrindiniame meniu. Atidaromas langas kaip parodyta 5.1 pav.

5.1 pav. Pirkėjo informacijos įvedimo lentelė.

Tolimesni veiksmai priklauso nuo to, ar pirkėjo duomenys anksčiau buvo registruoti programoje arba tai nebuvo padaryta. Išnagrinėsime abu atvejus:

5.2 Pirkėjo duomenys atkeliami  iš programoje jau išsaugotos informacijos. Tai daroma sekančia veiksmų seka:

5.2.1 Aktyvuojama nuoroda . Parodomas registruotų pirkėjų lentelė, kurioje paspaudus nuorodą  bus parodytas registruotų pirkėjų sąrašas :

5.2 pav. Registruotų pirkėjų  sąrašas

Įvedus norimo pirkėjo pavadinimą (arba nors kelis pavadinimo simbolius) ir paspaudus nuorodą , bus pateiktas tik įmonės, kurių pavadinime ar  įmonės kode yra nurodyti simboliai. Pasirenkamas norimos įmonės pavadinimas ir programa užpildo parodytus langelius kaip parodyta 5.3 pav.

5.3 pav. Pirkėjo duomenys sąskaitai

5.2.2 Jei įmonės duomenys anksčiau nebuvo registruoti, tuomet teks 5.1 pav. parodytą lentelę užpildyti  rankiniu būdu. Suvedus būtinus sąskaitos formavimui reikalingus duomenis, pasimatys mygtukas  , kurio pagalba naujo pirkėjo duomenys bus išsaugoti programos duomenų bazėje. Jei manoma, kad pirkėjui sąskaitos ateityje nebus išrašomos, tuomet pirkėjo registracija nevykdoma.  Šiame etape reikėtų patikrinti, ar teisingai įvesta pirkėjo informacija (taikoma nuolaida, atidėjimas ir kt.) .  Informacija pradedama redaguoti paspaudus mygtuką  , redaguojama ir ir išsaugoma mygtuku  .  Paspaudus mygtuką  , išvaloma visa informacija kaip parodyta 5.1 pav.

Suvedus informaciją apie pirkėją ir jam taikomas nuolaidas, spaudžiamas mygtukas .  Parodomos lentelės kaip parodyta 5.4 pav.

5.4 pav. Lentelės sąskaitos suformavimui

5.3 Viršutinė lentelė skirta sąskaitos bendrųjų duomenų patikslinimui einamajai sąskaitai : sąskaitos tipas, data, atidėjimo laikas dienomis, mokėjimo būdas. Apatinėje lentelėje suvedama informacija apie prekę (paslaugą). Jei jau yra registruotų prekių pavadinimų, galima šiuo registru pasinaudoti paspaudus nuorodą .  Paspaudus nuorodą , išskleidžiamas prekių (paslaugų) sąrašas, iš kurio ir daromas pasirinkimas kaip parodyta 5.5 pav.

5.5 pav. Registruotų prekių (paslaugų) sąrašas

Prekės (paslaugos) pavadinimas perkeliamas į apatinę lentelę. Pavadinimą galima koreguoti. Užpildomi kiti parduodamą prekę(paslaugą) apibūdinantys duomenys: kiekis, kaina (būtina pasirinkti su ar be PVM), papildoma nuolaida prekei, taikomas PVM dydis. Paskutiniame lentelės stulpelyje paspaudus mygtuką  , suskaičiuojama prekės (paslaugos) suma  kaip parodyta 5.6 pav.

5.6 pav. Prekės (paslaugos) įvedimas

Mygtukas   dabar rodys paskaičiuotą eilutės sumą. Jei rezultatas netenkina, atliekami reikalingi koregavimai. Eilutės suma patikslinama paspaudus paskutiniame stulpelyje esantį mygtuką su nurodyta suma.

Jei eilutės duomenys suvesti tinkamai, spaudžiamas mygtukas . Lentelė įgauna pavidalą kaip parodyta 5.7 pav.

5.7 pav. Prekės (paslaugos) įvestos eilutės pavyzdys

Mygtuko  galima sugrįžti į eilutės redagavimo režimą. Jei prekė (paslauga) nebuvo registruota prekių žinyne, galima tai padaryti (tai nėra privaloma ) pažymėjus . Pilnai suformuota eilutė perkeliama  į sąskaitą paspaudus mygtuką . Suformuota eilutė perkeliama į suformuotų eilučių lentelę (apačioje) . Taip pat paruošiama lentelė naujos eilutės suformavimui.

5.8 pav. Prekės (paslaugos) eilutės perkėlimas į sąskaitą

5.4 Naujos sąskaitos eilutės kuriamos kartojant 5.3 punkto veiksmus. Kai sukuriamos visos sąskaitos eilutės, sąskaitos turinį galima papildyti norimu pastabos tekstu. Jei mokėjimas vykdomas grynais, nurodomas grynų pinigų gavimą patvirtinantis dokumentas: kasos čekis ar pajamų orderis. Jei nurodoma, kad bus kasos čekis, programa parodys langelius kasos čekio rekvizitams įvesti.

5.9 pav. Sąskaitos duomenys iki jos patvirtinimo

5.5 Suvedus visus sąskaitos duomenis spaudžiamas mygtukas .  Sąskaitos duomenys patvirtinami. Programos langas tampa panašus kaip parodyta 5.10 paveiksle

 

5.10 pav. Sąskaitos duomenys po patvirtinimo

Sąskaita spausdinama paspaudus mygtuką . Sukuriamas dokumentas PDF formatu panašus į parodytą 5.11 pav.

5.11 pav. Atspausdintos sąskaitos pavyzdys

5.6. Jei grynų pinigų mokėjimas bus apiforminamas kasos pajamų orderiu, programa pasiūlys suformuoti šį dokumentą paspaudus mygtuką .  Atidaromas langas panašus į 5.11 paveiksle

5.11 pav. Lentelė kasos orderio formavimui

Geltonos spalvos langeliuose informaciją galima koreguoti. Duomenys išsaugomi mygtuku . Po spaudžiamas mygtukas  ir grįžtama į sąskaitos kūrimo langą, kuris jau papildytas mygtuku su kasos orderio numeriu panašiu į . Jį paspaudus bus atspausdintas kasos pajamų orderis PDF formatu panašiai kaip parodyta 5.12 pav.

 

5.12 pav. Atspausdinto kasos orderio pavyzdys

 

6. Sąskaitų peržiūra ir redagavimas. Galimos ataskaitos

6.1 Sukurtų sąskaitų duomenys saugomi programos duomenų bazėje ir juos galima bet kuriuo metu peržiūrėti, koreguoti. Šių duomenų pagrindu galima sukurti spausdintinas suvestines. Ši informacija pasiekiama paspaudus nuorodą „Sąskaitų archyvas“

6.1 pav. Sąskaitos archyvo nuoroda

6.2. Sąskaitų archyvo langas turi informacijos filtravimo parametrų lentelę, kurių pagalba iš visų duomenų galima atrinkti tik Jums reikalingus. Tokiu būdu galima atrinkti sąskaitų įrašus reikalingam datų diapazonui, atskiros įmonės sąskaitas ir t.t.  Duomenų filtravimo variantų yra daug, todėl šiame aprašyme pateikiamas pavyzdys kaip atrinkti sąskaitų įrašus, pagal kurių pagrindu bus apskaitomas gražintinas PVM mokestis už 2015m. mėnesį. Suvedus norimus duomenų filtravimo parametrus, paspaudžiamas mygtukas . Gaunamas rezultatas panašus į parodyta 6.2 pav.

 

6.2 pav. Sąskaitos archyvo duomenys pagal filtravimo duomenis

6.3 Atrinkti pagal filtro parametrus įrašus galima atspausdinti paspaudus mygtuką .  Atspausdinama ataskaita PDF formate  panaši į parodytą 6.3 pav.

6.3 pav. Atspausdinti sąskaitų archyvo duomenys pagal filtravimo duomenis

6.4 . Sąskaitas galima redaguoti, atsispausdinti arba anuliuoti paspaudus atitinkamą nuorodą.  Nuorodų funkcionalumas parodytas 6.4 pav.

6.4 pav. Nuorodų funkcionalumo paaiškinimas

6.5 Sąskaitos redagavimas.  Paspaudus sąskaitos eilutėje nuorodą , parodomi išskleisti sąskaitos duomenys panašiai kaip parodyta 6.5 pav.

6.5 pav. Sąskaitos peržiūros ir redagavimo langas

Tikslu išvengti netyčinio  sąskaitos redagavimo, redagavimo metu aktyvuojama tik tam tikra sąskaitos dalis:

paspaudus mygtuką  galima redaguoti sąskaitos bendrus duomenis, mygtukas  leidžia sąskaitą papildyti nauja eilute, o nuorodos  leidžia atitinkamai koreguoti jau įvestą eilutę arba ją panaikinti. Mygtukas  leidžia koreguoti sąskaitos baigiamąją dalį.

Svarbu: atlikus sąskaitos koregavimus (po sąskaitos pervedimo į redagavimo režimą) būtina patvirtinti sąskaitos teisingumą mygtuku

Atgal į sąskaitų sąrašą sugrįžtama paspaudus nuorodą

7. Kasos orderių peržiūra ir redagavimas. Galimos ataskaitos

7.1 Sukurtus kasos orderius galima pamatyti paspaudus pagrindinio meniu nuorodą . Atidaromas langas panašus į parodytą 7.1 pav.

7.1 pav. Kasos orderių peržiūros ir redagavimo langas

Norimus kasos orderius galima surasti nurodant įrašų atrankos kriterijus filtravimo parametrų lentelėje. Pasirinkus ataskaitos tipą ir paspaudus mygtuką , galima atsispausdinti atrinktus įrašus. Pvz., jei pasirenkamas ataskaitos tipas „Kasos knyga“ , tuomet bus suformuota ataskaita kasos knygos sutikrinimui (7.2 pav.)

7.2 pav. Ataskaita kasos knygos sutikrinimui

7.2 Naujo kasos orderio kūrimas. Paspaudus mygtuką , parodoma lentelė naujo kasos orderio duomenų suvedimui ir informacinis langas tampa panašus į parodytą 7.3 pav.

7.3 pav. Lentelė naujo kasos orderio kūrimui

Langeliai „Pirkėjas“ ir „Pagrindas“ turi rodyklę , kurią paspaudus bus parodytas įmonių, kurioms buvo sukurtos sąskaitos. sąrašas kaip parodyta 7.4 pav.

7.3 pav. Sąrašas pirkėjų, kuriems buvo išrašytos sąskaitos

Pasirinkus konkretų pirkėją, langelyje „Pagrindas“ parodomas šiam pirkėjui išrašytų sąskaitų sąrašas, iš kurio pasirenkama viena tinkama.  Jei langeliuose „Pirkėjas“ ir „Pagrindas „ reikia įvesti laisvai pasirinktą tekstą, spaudžiama nuoroda  ir įvedamas tekstas. Suvedus kasos orderio duomenis spaudžiamas mygtukas . Naujo orderio duomenys išsaugomi (7.4 pav.)

7.4 pav. Sukurto kasos orderio išsaugojimas

Naujai sukurtas orderis atspausdinamas paspaudus mygtuką .

7.3. Anksčiau sukurti orderiai gali būti atspausdinti paspaudus konkretaus orderio nuorodą , o orderio redagavimas pradedamas paspaudus nuorodą , kurios pagalba parodoma lentelė su orderio duomenimis panašiai kaip 7.4 pav.